Wdrażanie oraz utrzymanie systemu zarządzania jakością według normy ISO 9001 to proces złożony, wymagający skrupulatnego przygotowania, konsekwencji w działaniu oraz częstej weryfikacji działających procedur. Jednym z najważniejszych elementów w czasie przygotowań do certyfikacji bądź jej odnawiania jest lista kontrolna audytu, która pozwala uporządkować cały proces i zadbać o spójność działań w firmie. Dlaczego audyt wewnętrzny? Dlaczego listy pytań i szczegółowe harmonogramy – pełnią tak ważną rolę?
Znaczenie listy kontrolnej audytu w systemie ISO 9001
Aby system zarządzania jakością mógł efektywnie funkcjonować, konieczne jest właściwe przygotowanie się do audytu wewnętrznego. W tym celu potrzebna okazuje się lista kontrolna audytu, która pozwala usystematyzować obszary wymagające weryfikacji i zebranie koniecznych dowodów zgodności. Za pomocą tego audytor sprawnie przechodzi przez poszczególne działy i procesy, ma pewność, że nie pominie ważnych elementów. Lista kontrolna audytu może być bardzo rozbudowana, szczególnie w przedsiębiorstwach o wielowymiarowych procesach. Znaleźć w niej można między innymi pytania dotyczące odpowiedzialności kadry kierowniczej, sposobu realizacji celów jakościowych, nadzoru nad dokumentacją, zarządzania zasobami czy monitorowania zadowolenia klienta. Każdy z tych obszarów powinien być ujęty w audycie, lecz także rzetelnie zewidencjonowany, co ułatwia późniejsze wyciąganie wniosków i wdrażanie działań korygujących.
Lista pytań i zadań była dostosowana do specyfiki przedsiębiorstwa – branży, w której działa, struktury organizacyjnej, a także wielkości i stopnia złożoności procesów.
Solidnie przygotowana lista kontrolna audytu daje firmie jasny obraz, w jakim miejscu znajduje się na drodze do pełnej zgodności z wymaganiami ISO 9001. Opracowanie wydajnej listy bywa dla wielu organizacji wyzwaniem, dlatego dobrym pomysłem może być zapoznanie się z przykładami czy gotowymi narzędziami stworzonymi przez ekspertów w dziedzinie jakości. Aby dowiedzieć się, jak wygląda profesjonalna, równocześnie pożyteczna lista kontrolna audytu, warto sięgnąć do materiałów wskazujących podstawowe elementy, które należy uwzględnić przed i w trakcie audytu.
Mapa procesów produkcyjnych jako narzędzie optymalizacji
Dla wdrażania ISO 9001 często pada pytanie, jak w prosty sposób zobrazować i zrozumieć wszelkie zachodzące w firmie procesy. Odpowiedzią na to zagadnienie jest mapa procesów produkcyjnych, która pozwala graficznie przedstawić powiązania pomiędzy poszczególnymi działaniami w organizacji. Za pomocą tego można wyraźnie zobaczyć, w jaki sposób przepływają informacje oraz zasoby, a także przeanalizować, które etapy wymagają uwagi lub optymalizacji. Zdefiniowanie i zrozumienie procesów w firmie stanowi jeden z filarów podejścia procesowego, na którym opiera się standard ISO 9001. Przeprowadzając audyt wewnętrzny, warto więc korzystać również z mapy procesów i z dobrze opracowanej listy kontrolnej audytu, ponieważ oba narzędzia wzajemnie się uzupełniają. Kolejną zaletą mapy jest zdolność do szybkiego wskazania nieszczelności w przepływie informacji, konieczności powtórzeń działań lub braku jasnych wytycznych. Przykładowo, jeżeli w trakcie audytu okazuje się, że jeden z procesów jest nadmiernie zbiurokratyzowany, to w mapie widać od razu powtarzające się czynności, które mogą powodować opóźnienia. W efekcie możemy szybko zaproponować zmiany, które usprawnią pracę na danym stanowisku.
Etapy przygotowania listy kontrolnej audytu
Chociaż stworzenie dobrej listy kontrolnej audytu może wydawać się złożone, podejście etapowe upraszcza proces i zwiększa jego skuteczność. Poniżej prezentujemy najważniejsze kroki:
-
Analiza wymagań ISO 9001
Zanim przystąpimy do układania konkretnych pytań, należy dokładnie zapoznać się z wymaganiami normy.Za pomocą tego możliwe jest dopasowanie listy do jej konkretnych punktów.
-
Określenie celu audytu
Audyt może koncentrować się na różnych obszarach – od zarządzania zasobami, przez produkcję, aż po obsługę klienta. Cel decyduje o zawartości naszej listy i rodzaju pytań, które się w niej znajdą. -
Zdefiniowanie kryteriów oceny
Na tym etapie trzeba ustalić, jak mierzyć zgodność z wymaganiami. Czy będą to spełnione/niespełnione kryteria? A może zastosujemy trzystopniową skalę oceny (np. zgodne, częściowo zgodne, niezgodne)? -
Zebranie i selekcja pytań
Wstępna lista może mać parędziesiąt, a nawet paręset pozycji. Można je starannie przejrzeć i zostawić tylko te potrzebne dla danej organizacji, unikając nadmiernej redundancji. -
Uwzględnienie sugestii pracowników
Często to właśnie zespoły pracujące na co dzień przy konkretnych zadaniach najlepiej wiedzą, gdzie mogą występować rozbieżności względem wymagań standardu. Konsultacja z nimi pozwoli na wzbogacenie listy o spostrzeżenia. -
Regularna aktualizacja
ISO 9001 oraz procesy organizacji nieustannie ewoluują, dlatego lista kontrolna audytu powinna być stale aktualizowana. Wprowadzanie usprawnień będzie korzystne przy każdym kolejnym audycie.
Najczęstsze wyzwania w czasie audytu i rola listy kontrolnej
Wielu przedsiębiorców, przede wszystkim ci, którzy po raz pierwszy przechodzą przez proces certyfikacji, obawia się związanych z nim formalności i potencjalnych kosztów. Częstym wyzwaniem jest opór personelu, który obawia się dodatkowej „papierologii” bądź ingerencji w swoje codzienne obowiązki. W takich sytuacjach bardzo pomocna jest czytelna i zrozumiała lista kontrolna audytu, stanowiąca jasną instrukcję, co i dlaczego będzie weryfikowane. Problemem często bywa brak odpowiedniej dokumentacji bądź niewłaściwe jej prowadzenie. Tutaj także przewodnikiem okazuje się lista pytań audytowych, dzięki której można z góry przygotować wszelkie potrzebne zapisy i uniknąć sytuacji, w której audytor nie jest w stanie jedno ocenić zgodności z wymaganiami. Dla zdiagnozowania niezgodności rolą audytu nie jest wyłącznie wskazanie błędu, lecz także zainicjowanie działań korygujących. Wtedy organizacja stale podnosi swoją skuteczność i dostosowuje się do zmieniających się warunków, również na rynku i wewnątrz przedsiębiorstwa.
Współdziałanie mapy procesów i listy kontrolnej audytu właściwie
ISO 9001 kładzie mocny nacisk na podejście procesowe, co znaczy, że każda czynność w firmie powinna mieć swoje jasno określone miejsce, wejścia, wyjścia oraz odpowiedzialnych za jej realizację. W tym kontekście mapa procesów produkcyjnych i lista kontrolna audytu współdziałają ze sobą, dostarczając komplementarnych informacji:
- Mapa procesów obrazuje cały przepływ operacji, pozwala zrozumieć, jakie zasoby i działy są zaangażowane w poszczególne etapy oraz gdzie mogą wystąpić potencjalne „wąskie gardła”.
- Lista kontrolna audytu skupia się na szczegółowej weryfikacji zgodności konkretnych działań z wymaganiami normy, regulacjami branżowymi czy własnymi procedurami firmy.
Z pomocą takiemu połączeniu możemy działać dwutorowo:
- Najpierw dokonać ogólnej analizy przebiegu procesów i potencjalnych miejsc ryzyka.
- Następnie, za pomocą listy kontrolnej audytu, sprawdzić, czy dana nieprawidłowość występuje właściwie i jakie kroki należy podjąć, by ją wyeliminować.
Stosowanie obu narzędzi przyspiesza wykrywanie niezgodności i wdrażanie działań naprawczych, a także podnosi jakość produktów czy usług końcowych. System zarządzania jakością ISO 9001 to sprawdzone narzędzie pozwalające na zwiększenie efektywności oraz konkurencyjności przedsiębiorstwa. Jednak aby jego wdrożenie nie było działaniem wyłącznie „na papierze”, konieczne jest częste przeprowadzanie audytów, w czym nieocenioną pomocą staje się lista kontrolna audytu. W połączeniu z tak przydatnym narzędziem jak mapa procesów produkcyjnych zyskujemy obraz działania organizacji, daje to wyższy poziom spójności i innowacyjności. Pamiętajmy, że lista kontrolna audytu nie powinna być traktowana wyłącznie jako sztywna formalność – jej głównym celem jest wskazanie dróg do poprawy i optymalizacji procesów. Umiejętne korzystanie z niej oraz ciągła aktualizacja sprawiają, że firma spełnia wymogi normy ISO 9001, ale realnie usprawnia swoją działalność, zapewniając klientom wyższą jakość usług i produktów. Z kolei wdrożenie oraz pielęgnowanie takiego podejścia sprzyja budowaniu kultury ciągłego doskonalenia, która stanowi fundament nowoczesnego zarządzania jakością.
